Современное делопроизводство

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения человека, обучения в школе, а в дальнейшем и учеба в среднем профессиональном или высшем учебном заведении, процесс поступления на работу и вся наша трудовая биография. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами: заключение договоров, оформление бухгалтерских, кадровых, первичных учетных, распорядительных документов и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии исследуют, прежде всего, документы.

Любой человек, являясь работодателем или работником, студентом или преподавателем, домохозяйкой или временно безработным гражданином, в какой-то мере применяет в своей жизни навыки по делопроизводству. Все мы должны уметь грамотно писать заявления. Ведь любая запятая, поставленная не там и не тогда, может сыграть решающую роль в вашей карьере. Вспомните всем известную фразу из мультфильма «В стране невыученных уроков» — «казнить нельзя помиловать».  Ваш ребенок ходит в школу или детский сад? Велика вероятность того, что вас изберут в родительский комитет, где необходимо будет составлять протоколы заседаний. А Вы умеете это делать? Являясь свидетелем какого-либо значимого мероприятия в трудовой деятельности, либо войдя в состав комиссии, Вам необходимо будет зафиксировать указанное мероприятие актом. Как это правильно сделать? Ведь большинство из нас не знает, что фраза «Мы, нижеподписавшиеся…» — это устаревшее выражение, которое в современном делопроизводстве запрещено применять. Как правильно ознакомиться с приказом? Как затребовать копии документов и в какие сроки? Как должна выглядеть справка? Как правильно регистрировать и хранить документы? Когда и как уничтожать документы? Эти все и многие другие вопросы могут преследовать нас не только в трудовой деятельности, но и в нашей повседневной жизни.

Делопроизводство – это специфическое направление деятельности любой организации. Процесс документирования закреплен Гражданским кодексом Российской Федерации и многими другими нормативными документами. Документооборот – это движение документов внутри организации и за ее пределами. Архивное дело – хранение и уничтожение документов. Кто же все этим занимается? Это может быть канцелярия, секретариат, служба документационного обеспечения. И уж, конечно же, Отдел кадров, служба управления персоналом. Кадровое делопроизводство – неотъемлемая часть общего делопроизводства. Грамотный кадровик – это гарантия того, что ваша трудовая деятельность «не потеряется», Ваши документы не будут испорчены.

Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений. Часто секретарей-референтов, специалистов по кадрам,  инспекторов по контролю за исполнением поручений обучают на краткосрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства.

В наш век информационных технологий законодательство, тем не менее, не рассматривает вопрос об отмене информации на бумажных носителях. Очень уместно вспомнить пословицу «Без бумажки ты – букашка». И любой документ, исполненный на бумажном носителе – это юридическая основа дела.  Но документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Нормы эти диктует нормативная база делопроизводства.